تطور نظام افاقي المحاسبى المتكامل ERP في عملية البيع الرقمي

لقد حدثت تغيرات جذرية في عملية المبيعات على مر السنوات كأي جانب آخر من جوانب الأعمال وحدث تحول تام في طريقة شراء العملاء فلم يعد العملاء ينتظرون مندوبي المبيعات ليوجهوهم خلال عملية الشراء وتشير الأبحاث إلى أن حوالي 81% من المشترين يجرون بحثًا عبر الإنترنت قبل الشراء لذلك من المهم بشكل خاص أن تكون فِرق المبيعات موجودة في المكان الذي يوجد فيه عملاؤهم. عندما يصبح التفاعل الافتراضي للشركات رقميًا، يتعين على مؤسستك أن تحذو حذوها. ولاستخدام أدوات المبيعات الرقمية الحالية قدرة كبيرة على التأثير إيجابيًا في عائد الاستثمار للشركات، وذلك بدءًا من البحث عن معلومات العملاء ووصولاً إلى توقع إمكانية إبرام إحدى الصفقات ولقد أتاح العصر الرقمي مجموعة متنوعة من السبل أمام فِرق المبيعات للتفاعل مع عملائها. فوائد البيع الرقمي 1. زيادة في مشاركة العملاء 2. زيادة في التفاعل عبر الويب والأجهزة المحمولة 3. زيادة في إيرادات العملاء

إعدام البضاعة

إعدام البضاعة

يمثل المخزون جزء كبير من أصول الشركة فهو يمثل نسبة 30 : 40 % من إجمالي إستثمارات الشركة وفي بعض الأحيان أكثر ولأن المخزون له أثر كبير أيضاً على 1- رقم الأعمال "حجم المبيعات" وذلك على حسب سياسة المنشأه في الإحتفاظ بالمخزون والحد الأدني للطلب ومتى نقوم بتنفيذ أوامر الشراء 2- نتيجة الأعمال حيث أن طريقة تقييم المخزون تؤثر على نتيجة الأعمال للمنشأه من ربح أو خساره وذلك إذا قامت الشركة بتغيير طريقة التسعير للمخزون ويتم عمل اعدام بضاعة نتيجة تلفها بالمخزن – ومن انواع تلف المخزون : 1- تلف طبيعي 2- تلف مفتعل يعرف المتسبب فيه أو مجهول المتسبب وتلف المخزون مصطلح أعم من إتلاف ففي اللفظ نفسه يوجد قصد في العمل ويوجد متسبب فالتلف قد يكون نتيجة أحد الأسباب التاليه . 1- ‘إنتهاء الصلاحية: ويطلق مصطلح إكسبيرد كما في قطاع الأدوية وشركات ومصانع الأدوية . 2- التقادم : كما في الشركات التي تعمل في مجال التكنولوجيا بحيث يصبح النظام غير متفاعل أو غير متوافق أو أقل جوده أو كفأءة لمتطلبات العمل 3- عيوب التصنيع : فكثيرا ما يظهر في بعض الأحيان منتجات رديئة الصنع وقد تتلف قبل حتى الإستعمال كما في الأحبار التي تجف في مخازن البضاعه . 4- عوامل الجو : كثيرا ما تتلف المواد الغذائيه نتيجة سوء التخزين أو إرتفاع درجات الحرارة أو إرتفاع نسبة الرطوبه في المخازن 5- إنقطاع التيار الكهربي : فمثلا في حالة عدم إستخدام الشركات الكبرى والمصانع الكبرى لمحولات ومولدات الطاقة الكهربيه واليوبي إس في حالة الإنقطاع المفاجئ للتيار الكهربي قد تتلف طلبيه تحت التشغيل كما في مصانع الحلوى أو مصانع الطحينية . 6- حريق : ناتج عن الإهمال أو إرتفاع التيار الكهربي أو ماس كهربي أو إستخدام المواقد في المخازن 7- القوارض : كثيرا ما تتلف بعض المحاصيل الزراعية أثناء التخزين بفعل القوارض مثل الفئران وغيرها 8- الإهمال وسوء الإستعمال : ويظهر الإهمال إما في التلف أثناء عملية المناوله أو أثناء التشوين أو الكسر عمداً أو الإتلاف من قبل أحد الموظفين أو التلف غير المتعمد أو إستعمال بعض أجهزة النقل والمناولة التالفه التي قد تؤدي إلى إصابة الموظفين أثناء عملهم . 9- فشل في أحد الإدارات : وعدم الكفاية الإداريه وعدم إتخاذها كافة الإحتياطات وتأمين المخازن والتأمين عليها لدى شركات التأمين ضد الغرق أثناء الإستيراد من الخارج والحريق داخل مخازنها . 10- التواطئ : والغش من قبل المودرين أو التواطئ من قبل موظفي المخازن أو إدارة المشتريات عند تنفيذ أمر الشراء بأن تتعاقد على منتجات ذات جوده عاليه وعند التسليم يتم تسليم منتجات رديئة أو سيئة الصنع أو إستلام أمين المخازن لبضاعه مكسورة أو تالفه 11- أسباب أخرى خارجة عن إرادة إدراة المخازن كالتفاعلات الكيميائية التي تحدث أحياناً للخامات أو التتطاير . 12- عدم التنسيق : بين الأقسام والإدرات المختلفه وعدم التعاون فمثلا نتيجة عدم التنسيق بين إدراة المشتريات وإدراة المخازن تنفذ الإداره في أمر في غير حاجه إليه بمجرد الإحساس بالقيام بأهم مهامها كإداره 13- اللامركزيه في إتخاذ القرار: فمثلا لكي تحصل ادارة المشتريات على افضل سعر من المورد فهي مضطره لتنفيذ في كمية معينة 14- عدم قيام ادارة المخازن ومراقية المخزن بمهامها المنوطة إليها وعدم غلق النوافذ أو إغلاق المبردات أثناء الصيف 15- عدم المعاونة من قبل إدراة المخازن : وعدم إمداد قسم المشتريات بالتقارير المخزنيه وهي كشف إحتياجات ونواقص وتقرير رواكد وتقرير توالف ....................................................................................................... المعالجة المحاسبيه : .................. في حالة التلف الطبيعي: ................................ ----الجزء المسموح به: ويكون في العاده من .0.5 % إلى 1.5 % وذلك حسب نوع النشاط وتخلتف م من منتج لمنتج أو خام لاخر ويتم تحميله على حساب التشغيل في العمليات التصنيعيه في المصانع وحساب المتاجره في الشركات التجاريه من ح / المتاجرة إلى مذكورين ح / تلف مسموح به ح/ عجز مسموح به وإثبات النقص في المخزون من ح/ تلف مسموح أو عجز إلى ح / المخزون ---- ما زاد عن المعدل الطبيعي للفقد أو التلف أو العجز : يتم تحميله لحساب الأرباح والخسائر ضمن مصروفات أخرى أو فقد أو تلف خامات وبضاعه من ح / أ.خ إلى ح/ تلف غير طبيعي أو عير مسموح به تلف أو غرق أو حرق أو النقص أو العجز ويتم إنقاص المخزون بقيمة العجز أو التلف كالتالي من ح / تلف غير مسموح به إلى ح / المخزون في حالة التلف عمداً ومعرفة المتسبب : ................................. يتم تقييم البضاعه أو الخامات وخصمها أو تحميلها من المتسبب أو المسئول في حالة عدم معرفة المتسبب الحقيقي وذلك مقابل إهماله وضعف نظام المراقبة الداخليه من ح / المتسبب أو المسئول عن التلف أو العجز إلى ح/ المخزون " خامات أو بضاعه " وعند سداد أو الخصم من المتسبب أو المسئول عن التلف أو العجز من ح/ النقدية إلى ح / المسئول عن العجز والتلف

الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الإلكترونية

الأرشفة الإلكترونية هي «عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الإاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة علي الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم المعلوماتي». أحياناً يتم الخلط بين مصطلحي الأرشيف إلكتروني والمستندات الرقمية على سبيل المثال، «المستند الرقمي» هو نص تم إنشاؤه باستخدام برامج معالجة النصوص، ولكن لا يتم تنظيم البيانات به داخل جدول. كانت للتطورات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والإتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة؛ فبعد ظهور الشبكات المحلية وشبكات الإنترنت والإنترانت دخلت التطبيقات في المؤسسات العامه والخاصة مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقه جميعها. وكان لتكامل تكنولوجيا المعلومات والإتصالات في الشبكات السريعه تأثير كبير على طرق إنشاء السجلات الإلكترونية وسهولة نقل الرسائل والوثائق والبرمجيات إلى أية نقطة متصلة بشبكة الإنترنت في أي مكان من العالم؛ وبذلك أمكن تقنيا معالجة ونقل جميع المعلومات المطلوبه في جميع أقسام المؤسسات الرسمية والخاصة المتباعدة جغرافيا؛ تماما كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد دون أن يخسروا أية ميزه من سهولة استخدام الوثائق الورقيه أو مصداقيتها: وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التي تجرى ضمن بنية إلكترونية بحته، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق. محتويات 1 البرامج الإلكترونية 2 مراحل الأرشفة الإلكترونية 2.1 مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية 2.2 ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفة الألكترونية البرامج الإلكترونية يتم إنشاء وتعديل الملفات الإلكترونية بواسطة برامج إلكترونية مناسبة قادرة على التعرف على البنية الداخلية للأرشيف وتسمح بإدخال وتعديل وحذف وقراءة إحدى أجزاء الأرشيف. مراحل الأرشفة الإلكترونية تنقسم مراحل الأرشفة الإلكترونية إلى مرحلتين أساسيتين: أولا: مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية. ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية. مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية وتشمل: مرحلة الدراسة والمسح: وتتمثل في حصر الوثائق المزمع رقمنتها وتحديد كميتها وأشكالها وأنواعها التي تختلف حسب اللون /الحجم/الجودة الورقية. مرحلة التحليل: وتتمثل في تحديد الأولويات لتحويل الوثائق من الورقية إلى الإلكترونية وإعداد قوائم تتضمن البيانات الأساسية للوثائق كتحديد أماكنها وعناوين تواجدها وحفظها ودرجة نشاطها...إلخ.وهو بمثابة الجرد الكامل للوثائق. مرحلة بناء الخطة: وتتمثل في وضع خطة لحفظ الوثائق: أي قواعد لمدد استبقائها أي مدة حفظها وتاريخ وتقرير مصيرها النهائى وتحديد تاريخ إتلافها أو ترحيلها. وكذلك تحديد نظام لتصنيف الوثائق أي بإسناد رموز تصنيفية لها ومكنز يحتوي على مصطلحات موحدة ككلمات مفتاحية لاستعمالها عند البحث واسترجاع الوثيقة. مرحلة اختيار البرمجيات: وتشمل التجهيزات الالية والبرمجيات المختصة بالتصرف الإلكترونى في الوثائق والمنظومات وقواعد البيانات اللزمة ووضع الحقول المناسبة اختيار أدوات البحث وإعداد التقارير المطلوبه...إلخ. مرحلة إعداد قواعد البيانات: وتتمثل في أعداد قواعد للبيانات التي ستتضمنها حفظ ومعالجة الوثائق الإلكترونية. ثانيا: المراحل التنفيذية للأرشفة الألكترونية وتشمل المراحل التالية: مرحلة تحضير الوثائق والملفات مرحلة التصوير الضوئى مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة مرحلة الفهرسة مرحلة إعداد الملفات مرحلة الحفظ والخزن مرحلة الاطلاع على الأرشيف الألكترونى أولا: مرحلة تحضير الوثائق والملفات: استبعاد الأوراق المكرره والتي لن يتم أرشفتها. تصوير بعض الوثائق القديمة يدويا حتى نستطيع تصويرها ضوئيا. إزالة الدبابيس الموجودة على الوثائق. فصل الأوراق إلى مجموعات حسب الحجم أو التي تحتوى على ألوان أو التي تحوى بيانات على الوجهين...إلخ. وضع علامات مميزه على الوثائق وتسهيل عملية تجميعها كما كانت قبل التصوير الضوئى. ثانيا: مرحلة التصوير الضوئى: تتم عملية التصوير الضوئى للوثائق التي تم تحضيرها سابقا بواسطة أجهزة المسح الضوئى المناسبة لحجم الوثيقة ووضوحها، وعملية التصوير الضوئى هي الخطوة الأولى لتحويل الملفات الورقيه إلى ملفات إلكترونية يتم تخزينها على أجهزة الحاسب الإلى.كما لابد من التركيز على الأجهزة المطلوبه للتخزين، نوع الملف الإلكترونى.استخدام خاصية ضغط الملفات، صلاحيات الإطلاع والتغيير... إلخ ثالثا: مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة: هي مرحلة تتم بالتوازى مع عملية التصوير الضوئى ححيث يقوم الموظف الذي يصور الملفات ضوئيا أو أي موظف أخر تكون مهمته مراقبة الجودة بالتدقيق على الملفات المصورة ضوئيا ومقارنتها بالأصل للتأكد من وضوحها وجودتها وعدم ضياع أي معلومه قد تحتويها الوثيقة. رابعا: مرحلة الفهرسة: هي مرحلة إدخال البيانات والفهارس المتعلقه بالملفات والأوراق التي يتم تصويرها وهي عملية فهرسة مادية ووصفية وتكشيف للوثائق من أجل إقامة ربط بين البطاقة الفهرسية والملف المرافق لهذه الصورة وهذا بإعطاء كاشف وحيد يتم تدوينه على الوثيقة المرقمنه وعلى بطاقة التكشيف. ويمكن أن يتم التكشيف يدويا أو اليا؛ حيث أن التكشيف اليدوى هو عبارة عن تلخيص أو تحليل للوثيقه والذي يمكن أن يتم بكشاف يحتوى على الكلمات الواصفات. خامسا: مرحلة إعادة الملفات إلى أصولها: وتتمثل هذه العملية في إعادة الملفات والوثائق التي كانت في طور التصوير الضوئى إلى بعضها وإلى أصولها التي كانت عليها قبل الرقمنه وذلك بإعادة تدبيسها بعد فكها من بعضها. سادسا: مرحلة الحفظ والخزن تتم مرحلة حفظ وخزن الوثائق في وسئط ودعائم مختلفه منها ذاكرة الحاسب نفسه ومنها الأقراص الممغنطة والمدمجه وكذلك في النظم المركزية وهي طريقة الحفظ الاحتياطى.

نموذج جرد المخزون و أفضل طرق الجرد لكل أنواع الشركات التي يقدمها برنامج افاقي المحاسبي المتكامل ERP System

نموذج جرد المخزون و أفضل طرق الجرد لكل أنواع الشركات التي يقدمها برنامج افاقي المحاسبي المتكامل ERP System

إدارة المخزون هي السيطرة التامة والرقابة على الطلبات مع إستخدام المكونات المستخدمة من قبل المنشأة وذلك في إنتاج الأصناف التي تبيعها ، وتعتبر إدارة المخزون فرضت السيطرة والرقابة التامة على الكميات من الأصناف والمعروضة للبيع ، كما يعتبر المخزون الخاص بالأعمال هو أحد الأصول الرئيسية ويمثل الإستثمار المربوط وذلك حتى يتم بيع هذا الصنف، كما تتكبد المنشآت كافة التكاليف الخاصة بالتخزين ، وكذلك التتبع مع تأمين المخزون. يمكن للمخزون الذي يتم إدارته بسوء أن يخلق العديد من المشاكل المالية الكبيرة وذلك لكافة رجال الاعمال، سواء كان ذلك سوء في الإدارة يؤدي إلى التكدس في المخزون أو النقص للمخزون، ومن خلال مقالنا حول نموذج جرد المخزون سنتناول العديد من التفاصيل التي تجعل من العمل يسير بطريقة سهلة ومبسطة ، فقط من خلال نظام افاقي المحاسبي المتكامل ERP System. يستخدم نموذج جرد المخزون في جرد المخازن ، وهى عملية مراجعة للكميات و الأصناف داخل المستودع (المخزن) بطريقة سهلة ومنظمة وذلك بفترات زمنية مختلفة وغير متشابهة أو بالشكل المفاجىء وذلك للتأكد من كمية الأصناف والتي تطابقها مع كافة السجلات والمستندات وكذلك الكشوف اللازمة لإكمال وإتمام عملية الجرد بشكل صحيح. • نموذج جرد المخزون و أنواع جرد المخازن: تم إعداد نموذج جرد المخزون من قبل مجموعة من المصممين اللذين يتصفون بالخبرة التامة في التصميم والجرد ، يتم عمل جرد المخزون بطريقتان (جرد دوري ، جرد مستمر) • فائدة جرد المخازن و المستودعات : من الصعب أن يتم إثبات التلاعب من قبل أي من الموظفين وذلك في المخزون وليس من الصحيح الإنتظار لإكتشاف ذلك بمحض الصدفة أو أن تقوم بالمواجهة المباشرة للموظف وذلك بدون وجود أي ادلة على ذلك وللحفاظ على ذلك فيجب عليك القيام بعملية الجرد بصورة دورية وغير منتظمة فعملية الجرد للمخزون بطريقة دورية ستساعدك في الحد من أي عمليات احتيال أو سرقة ، وفي أغلب الأحيان يكون الجرد مباشر ومفاجيء وذلك دون تبليغ أي شخص بذلك كما تساهم عمليات الجرد بــ نموذج جرد المخزون في تحديث كافة الأصناف وذلك بصفة دورية من خلال البرنامج يتم عمل الأرقام التسلسلية لكافة الأصناف وذلك داخل المخزن والمعروف بالباركود ، يمكن الأعتماد من خلال البرنامج على أي من أجهزة الباركود فى عمل تلك الأرقام والتي بدورها تعريف كافة الأصناف داخل المخزن مع الكمية ومن ثم يتم تسجيلها فى نظام افاقي المحاسبي المتكامل ERP System • عملية مراقبة المخزون و إدارة المخازن:- دون نموذج جرد المخازن لا يمكنك المطابقة بين الأصناف الموجودة . فمن خلال النموذج المعد لذلك يمكنك المطابقة بين المسلسل الرقمي المطبوع عليها ويتم مقارنته بالأصناف الموجودة بالمخازن . تضمن لك عملية الجرد عدم الخروج لأى بضاعة من المخزن وذلك دون فاتورة. مما تجعل موظفي المخزن يقومون بوضع الأصناف بمكانها الصحيح بالطريقة السهلة والمرتبة سواء لعمليات نقل البضاعة للمحلات أو مراجعتها الدورية . وإذ كان هناك أصناف سهلة النقل أو خفيفة داخل أي مخزن يمكن للموظفين وضعها فى الخزانة أو القفص الموجود داخل المخزن. مازلنا نتحدث عن نظام افاقي المحاسبي المتكامل ERP System والدورة الخاصة بجرد المخازن و نموذج جرد المخزون . نموذج جرد المخزون فى نظام افاقي المحاسبي المتكامل ERP System : يتوافر نموذج جرد المخزون من خلال العديد من النماذج : 1. نموذج طلب شراء للأصناف بالمخزن . 2. إذن إضافة مخزون. 3. إذن صرف مخزون. 4. نموذج تحويل الأصناف بين المخازن . 5. نموذج تحويل الأصناف بين الفروع . 6. نموذج التحويل بين كافة الفروع من وإلى أي مخزن أو فرع واحد. 7. نموذج معد لمحضر الفحص واستلام البضاعة من أصناف وذلك من المخزون. 8. بطاقة الحركة للصنف

ميزان المراجعة

ميزان المراجعة

ميزان المراجعة: هو عبارة عن كشوفات خارجية حيث تكون مستقلة بنفسها وغير مرتبطة بالمجموعة الدفترية المحاسبية أو القوائم المالية الأساسية ولايصلح توزيعها لأصحاب المؤسسة والمستثمرين، فهى تكون مساعدة للمحاسب فى التدقيق الحسابى . فهو يحتوى على العديد من حسابات الأصول والمصروفات والخصومات الخاصة بحقوق الملكية حيث يكون من الضرورى أن يكون هناك تعادل بين جانب المدين والدائن فى هذا الميزان والهدف منة هو تسجيل صحة الحسابات فى القيود اليومية ولكن توازن ميزان المراجعة ليس لعدم وجود أى خطأ فى التسجيل والترحيل ولكن يتم إستخدامه فى إعداد القوائم المالية. هناك أنواع من ميزان المراجعة: ميزان مراجعة الأرصدة فهو كشف خاص بأسماء الحسابات التى يحتوى عليها دفتر الأستاذ وتكون تلك حسابات هذه الأرصدة نوعين مدينة ودائنة. والحسابات المدينة تكون هى أرصدة منقولة عن الأصول والمصروفات وبينما الحسابات الدائنة هى الخصوم وحقوق الملكية والأيرادات ولذلك يتم تحضير ميزان المراجعة فى الفترة المالية وذلك يتم بعد تسجيلها فى دفاتر القيود يومى وثم يتم ترحيلها مع جميع أرصدة الحسابات فى دفتر الأستاذ حيث يكون التوقيت الخاص بإستخدام ميزان المراجعة مرة واحدة وفى نهاية كل فترة مالية للمنشاة والهدف منه إعداد القوائم المالية وتحديد مستويات الربح والخسارة. فوائد ميزان المراجعة : 1-يوجد تساوى فى كلاً من طرف الدائن والمدين فى كل العمليات المالية المسجلة . 2-يمكنك تحديد حساب رصيد كلاً من طرف الدائن والمدين . 3-يوجد عملية لإثبات حسابات الأرصدة . فإن إعداد ميزان المراجعة لا يدل على هذه العمليات من تسجيلها فى الحسابات ويكون على سبيل المثال وهو عندما يتم تحصيل إيراد المنشاة بقيمته خاطئة وتغيير فى أنواع الحسابات من حسابات بنوك وحسابات سيارات فنجد هنا أن ميزان المراجعة سيظل على التوازن وبمعنى أخر انه ثابت لن يتغير حتى إذا تم تغير فى الحسابات او تم حذف بعض من العمليات فهو برهان ودليل فقط على التساوى بين كلأ من الأطراف الدائنة والمدينة. حيث يتضمن ميزان المراجعة على ثلاثة أعمدة عمود خاص بالأرصدة المدينة ووعمود أخر خاص بالأرصدة الدائنة وعمود أخر يمثل الحسابات .